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Ausschreibung 1062389: SAP S/4 HANA

Publiziert am 14.3.2019

Stadt Bern Energie Wasser Bern Beschaffungsausschuss

Die Geschäftsleitung von Energie Wasser Bern hat im Juni 2018 den Wechsel von SAP ECC auf SAP S/4HANA genehmigt, um rechtzeitig zur Marktliberalisierung systemtechnisch vorbereitet zu sein. Gleichzeitig wurde die Neudefinition der finanziellen Führung in Auftrag gegeben, welche die neuen Möglichkeiten in SAP S/4HANA im Bereich FI/CO berücksichtigen soll. Aus diesem Grund wurde das Gesamtprojekt «SAP S/4HANA Migration» ins Leben gerufen, welches die beiden vorgängig genannten Themen in zwei zeitlich getrennten Etappen realisieren soll.

Die Details sind den Submissionsunterlagen zu entnehmen.

Auftraggeber: Gemeinde/Stadt alternative text
Abgabetermin: in 33 Tagen
Zeit für Fragen: 10 Tage
Tags: IT-Dienstleistung
gemäss Klassifizierung it-beschaffung.ch

Offertphasen

Folgender Zeitplan wurde aus den simap-Publikationsdaten errechnet:

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Zeitplan

DatumEreignisKommentar
14.3.2019Publikationsdatum
14.3.2019Ausschreibungsunterlagen verfügbar
3.4.2019Frist für FragenFragen zu den Submissionsunterlagen und den Vertragsentwürfen werden ausschliesslich schriftlich beantwortet. Fragen sind innerhalb der unter Ziffer 1.3 angegebenen Frist auf www.simap.ch einzureichen.
Die Antworten der anonymisierten Fragen werden spätestens am 10.04.2019 auf www.simap.ch publiziert.

Auskünfte zum Verfahren erteilt: Energie Wasser Bern, Administration Beschaffungsausschuss, Frau Verena Jordi, Postfach, 3001 Bern, Tel.: +41 31 321 92 50 / E-Mail: ewb-beschaffungen@ewb.ch.
26.4.2019AbgabeterminEinreichungsort, gem. Ziff. 1.2, in verschlossenem
Behältnis (Kuvert, Schachtel), versehen mit dem beschrifteten orangen Kleber (Objekt, Arbeitsgattung, Eingabefrist)
"Bitte nicht öffnen" und dem Absender.
a) Bei Abgabe am Kundenempfang von Energie Wasser Bern, Monbijoustrasse 11, 3011 Bern (durch Anbieter oder
Kurier):
Die Abgabe hat spätestens am obenerwähnten Termin, noch während den Öffnungszeiten des Kundenempfangs,
gegen Ausstellung einer Empfangsbestätigung, zu erfolgen.
b) Bei Einreichung auf dem Postweg (A-Post):
Massgeblich für die Fristwahrung ist der Poststempel oder Strichcodebeleg einer schweizerischen oder staatlich
anerkannten ausländischen Poststelle (Firmenfrankaturen gelten nicht als Poststempel).

Die Anbieterin bzw. der Anbieter hat in jedem Fall den Beweis für die Rechtzeitigkeit der Angebotseinreichung sicherzustellen.

Zu spät eingereichte Angebote können nicht mehr berücksichtigt werden. Sie werden an den Absender zurückgesandt.
3.5.2019Offertöffnung


Eignung, Zuschlag, Bedingungen

  • Offenes Verfahren
  • Ausschreibung gemäss GATT/WTO-Abkommen, resp. Staatsvertrag
  • Vorerst prüft der Auftraggeber nur, ob ein Anbieter alle Eignungskriterien erfüllt. Dies ist im Dokument «Angaben des Anbieters» (Los 1: Anhang 05; Los 2: Anhang 10) durch die Anbieterin zu bestätigen. Anbietende, welche nicht sämtliche Eignungskriterien vorbehaltlos erfüllen, sind für den Auftraggeber ungeeignet und werden vom Verfahren ausgeschlossen. Es wird hier ausdrücklich darauf hingewiesen, dass Subunternehmen auch die Eignungskriterien sowie die technischen Spezifikationen erfüllen müssen, soweit diese einen konkreten Bezug zu den von den Subunternehmen zu erbringenden Teilleistungen aufweisen.

    3.7.1 Gemeinsame Eignungskriterien Los-Nr. 1 und Los-Nr.2:
    - EK1:Vollständigkeit der eingereichten Unterlagen:
    Die Unterlagen der Anbieterin müssen vollständig und gemäss dem zur Verfügung gestellten Raster (Angaben des Anbieters, Bewertungsmatrix, etc.) aufgebaut und ausgefüllt sein, inkl. der elektronisch geforderten Dateien.
    - EK2: Ansprechpartner
    Der Anbieter verfügt über einen Ansprechpartner (SPOC), welcher bei der Eskalation von Problemen des Auftrags zuständig ist und den Entscheid herbeiführen kann.
    - EK3: Akzeptanz des Vertragsentwurfs
    Der Anbieter ist bereit, die Vertragsentwürfe (Los 1: Anhang 20; Los 2: Anhänge 20, 21) des Pflichtenhefts zu akzeptieren.
    - EK4: Sprache Deutsch
    Die Kommunikationssprache ist Deutsch. Die Mitarbeitenden der Anbieterin haben Deutsch als Muttersprache bzw. weisen eine Sprachkompetenzstufe C1 in Deutsch auf.
    - EK5: Personelle Ressourcen
    Die Anbieterin bestätigt, dass sie über die nötigen spezialisierten Ressourcen für die erfolgreiche Ausführung des Auftrages verfügt und diese ab dem geplanten Vertragsabschluss für die Dauer des Auftrages zur Verfügung gestellt werden.
    - EK6: Erfahrung SAP IS-U (Mitarbeiterreferenz)
    Der Anbieter verfügt über einsetzbare Mitarbeitende mit langjähriger Erfahrung im Modul SAP IS-U. Diese Projekterfahrung als spezialisierter Consultant (von der Konzeption bis zur Übergabe in den Betrieb) ist anhand von 3 persönlichen Referenzen (jeweils für dieselbe Person) nachzuweisen, welche nicht älter als 8 Jahre sind.
    - EK7: Erfahrung SAP FI/CO (Mitarbeiterreferenz)
    Der Anbieter verfügt über einsetzbare Mitarbeitende mit langjähriger Erfahrung in den Modulen FI und CO (ECC und SAP S/4HANA. Diese Projekterfahrung als spezialisierter Consultant (von der Konzeption bis zur Übergabe in den Betrieb) ist anhand von 3 persönlichen Referenzen (jeweils für dieselbe Person) nachzuweisen, welche nicht älter als 8 Jahre sind.

    Alle obenstehenden Eignungskriterien müssen erfüllt sein.

    3.7.2 Eignungskriterien nur Los-Nr. 1:
    - EK8: Erfahrung Realisierung SAP S/4HANA Conversion
    Die Anbieterin verfügt über praktische Erfahrung in SAP S/4HANA Conversion-Projekten und konnte solche bereits bei anderen Kunden erfolgreich realisieren. Sie weist diese Erfahrung anhand von 1 Referenz aus, die nicht älter ist als 4 Jahre.
    - EK9: Erfahrung Einführung Neues Hauptbuch
    Die Anbieterin verfügt über praktische Projekterfahrungen in der Einführung des neuen Hauptbuches bzw. des Universal Ledgers und konnte solche bereits bei anderen Kunden erfolgreich realisieren. Sie weist diese Erfahrung anhand von 2 Referenzen aus, die nicht älter sind als 8 Jahre.
    - EK10: Fest angestellte Consultants für S/4HANA und SAP IS-U
    Die Rolle Consultant und Entwickler für den Schwerpunkt SAP S/4HANA Conversion und SAP IS-U müssen zwingend mit festangestellten Mitarbeitenden sichergestellt werden (keine Freelancer, kann jedoch gleiche Person sein.

    Alle obenstehenden Eignungskriterien müssen für Anbieter für das Los-Nr. 1 erfüllt sein.

    3.7.3 Eignungskriterien nur Los-Nr. 2:
    - EK11: Erfahrung fachliche Konzeption von finanziellen Führungssystemen
    Der Anbieter verfügt über einsetzbare Mitarbeitende mit langjähriger Erfahrung in der fachlichen Konzeptbegleitung von operativen / finanziellen Führungssystemen, welche auf SAP ECC oder S/4HANA basieren. Diese Projekterfahrung als Berater (von der Konzeption bis zur Übergabe in den Betrieb) wird anhand von 3 Referenzen, nicht älter als 8 Jahre, nachgewiesen. Die Erfahrung muss zwingend in einer leitenden Rolle ausgeübt worden sein.
    - EK12: Erfahrung Durchführung FI/CO Projekte (Unternehmensreferenz)
    Die Anbieterin verfügt über praktische Projekterfahrungen mit Schwerpunkt auf die Module FI/CO in SAP ECC und SAP S/4HANA und konnte solche bereits bei anderen Kunden erfolgreich realisieren. Sie weist diese Erfahrung anhand von 3 Referenzen aus, die nicht älter sind als 8 Jahre. Mindestens eine davon muss SAP S/4HANA beinhalten.
    - EK13: Fest angestellte Consultants SAP FI und SAP IS-U
    Die Rolle Consultant und Entwickler für den Schwerpunkt SAP FI und SAP IS-U müssen zwingend mit festangestellten Mitarbeitenden sichergestellt werden (keine Freelancer, kann jedoch gleiche Person sein).

    Alle obenstehenden Eignungskriterien müssen für Anbieter für das Los-Nr. 2 erfüllt sein.
  • Bietergemeinschaft: Bietergemeinschaften sind nicht zugelassen. ewb möchte die Leistungen aus einer Hand beziehen, um während der Realisierungs- und Betriebsphase die Risiken zu minimieren, sowie kurze Entscheidungswege und ein Minimum an Schnittstellen zu haben.
  • Subunternehmer: Der Beizug von Subunternehmen ist grundsätzlich erlaubt, sind aber mit der Offerteingabe anzugeben. Nachträglich können Subunternehmer nur mit schriftlicher Zustimmung von ewb beigezogen werden. Die Anbieterin muss als Generalunternehmung für die Erbringung der ausgeschriebenen Leistungen auftreten. Subunternehmen, müssen ebenso wie die Anbieterin die im Selbstdeklarationsformular beschriebenen allgemeinen Voraussetzungen für den Erhalt öffentlicher Aufträge erfüllen.
  • Min. Gültigkeit des Angebots: 180 Tage
  • Geschäftsbedingungen:
    - Es werden nur Angebote in Schweizer Franken und ohne Wechselkursvorbehalte zum Verfahren zugelassen.
    - Es sind Netto-Offerten einzureichen. Rabatte und allfällige Abzüge sind im Angebot aufzuführen. Offerten mit Preisabsprachen werden nicht berücksichtigt. Die Vergabe erfolgt auf Grund des Angebotes.
    - Die Verfahrens-, Verhandlungs- und Vertragssprache ist deutsch.
  • Keine Nachverhandlungen
  • Verfahrensgrundsätze:
    Energie Wasser Bern vergibt öffentliche Aufträge für Leistungen in der Schweiz nur an Anbieterinnen und Anbieter, welche die Einhaltung der Arbeitsschutzbestimmungen und der Arbeitsbedingungen für Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen sowie die Lohngleichheit für Mann und Frau gewährleisten.
  • Alle notwendigen Angaben, Unterlagen, resp. Nachweise zu den Eignungskriterien sowie den generellen Teilnahmebedingungen (alle geforderten Unterlagen müssen zusammen mit dem Angebot eingereicht werden und gelten als Bestandteil Ihrer Offerte.):
    Art. 20 ÖBV:
    - Selbstdeklaration mit den folgenden Nachweisen:
    - Detaillierter Betreibungsregisterauszug
    - Bestätigung der Steuerbehörden (MWST, Staats-, Gemeinde- und Bundessteuern)
    - Bestätigung der Ausgleichskassen (AHV, IV, EO, ALV)
    - Bestätigung der Pensionskasse (BV-Beträge)
    - Bestätigung der SUVA resp. BU/NBU
    - Sofern im GAV vorgeschrieben: Bestätigung der Krankentaggeldversicherung (KTV)
    - Bestätigung der paritätischen Berufskommission bzgl. Einhaltung des GAV
    - Bei Branchen ohne GAV: Bestätigung der Revisionsstelle (oder der externen Treuhandstelle / Buchhaltung) bzgl.
    - Orts- und Branchenüblichkeit sowie
    - Lohngleichheit zwischen Mann und Frau

    Die Belege müssen von den Auskunftsstellen (Gemeinden, Kanton, Verbänden, Kassen usw.) unterzeichnet sein, dürfen nicht älter als ein Jahr sein und haben auszuweisen, dass alle fälligen Prämien bezahlt sind.

    Da die Nachweise ab Ausstelldatum ein Jahr lang gültig sind, müssen diese nur einmal jährlich eingereicht werden. Den Anbieterinnen und Anbietern wird empfohlen, alle Nachweise zeitgleich bei den Auskunftsstellen zu bestellen. Die Selbstdeklaration ist immer einzureichen.

    Anbietende mit Geschäftssitz ausserhalb der Schweiz legen analoge Bestätigungen aus ihrem Land bei.

    Zu den geltenden Arbeitsbestimmungen erteilen die beco (Berner Wirtschaft), Laupenstr. 22, 3011 Bern oder die paritätischen Berufskommissionen Auskunft.

Detailbeschreibung

Die Geschäftsleitung von Energie Wasser Bern hat im Juni 2018 den Wechsel von SAP ECC auf SAP S/4HANA genehmigt, um rechtzeitig zur Marktliberalisierung systemtechnisch vorbereitet zu sein. Gleichzeitig wurde die Neudefinition der finanziellen Führung in Auftrag gegeben, welche die neuen Möglichkeiten in SAP S/4HANA im Bereich FI/CO berücksichtigen soll. Aus diesem Grund wurde das Gesamtprojekt «SAP S/4HANA Migration» ins Leben gerufen, welches die beiden vorgängig genannten Themen in zwei zeitlich getrennten Etappen realisieren soll.

Die Details sind den Submissionsunterlagen zu entnehmen.

Der Auftrag ist in folgende Lose aufgeteilt:
  • Los 1: SAP S/4HANA Conversion
    Die Leistungserbringung beginnt voraussichtlich am 05.08.2019 bzw. nach Unterzeichnung des Vertrags.
  • Los 2: Neue finanzielle Führung
    Die Leistungserbringung beginnt voraussichtlich am 05.08.2019 bzw. nach Unterzeichnung des Vertrags.

Kategorisierung

Publikationsorgan: www.simap.ch

Die folgenden Stichwörter werden in simap angeführt: IT-Dienste: Beratung, Software-Entwicklung, Internet und Hilfestellung, Softwareprogrammierung und -beratung, Dienstleistungen in Verbindung mit Software.

Kontakt

Stadt Bern Energie Wasser Bern Beschaffungsausschuss
Frau Verena Jordi
Monbijoustrasse 11, Postfach
3001 Bern
Telefon: +41 31 321 92 50
Email: ewb-beschaffungen@ewb.ch
(Mail-Adresse codiert und gegen Spam geschützt.)
Web: www.ewb.ch

Link und Bestellung Unterlagen auf simap:
1062389 SAP S/4 HANA

Hintergrundinfos

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